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Stapel- und Journalbuchungen
Stapel- und Journalbuchungen

Was sind Stapel- und Journalbuchungen?

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Verfasst von Cindy Adam
Vor über einer Woche aktualisiert

Hinweis: Um diese Funktion nutzen zu können, installiere im APP-STORE die Applikation „Auftragsbearbeitung“.

Damit deine Buchhaltung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beachtet werden.

Die Software erstellt automatisch für jede Rechnung und für jede Ausgabe sowie für jede Buchung, die du in einem Kassenkonto tätigst, sowie für jede Buchung, die über ein Online-Banking-Konto erzeugt wird, automatisch eine Finanz-Buchung. Diese Buchungen kannst du, bzw. deine Steuerberatung über das Steuerberaterportal einsehen.

Die Software unterscheidet bei den Buchungen wie viele andere Finanzbuchhaltungssysteme zwischen dem „Buchungsstapel“ und dem „Buchungsjournal“.

Der Gesetzgeber schreibt nämlich vor, dass Buchungen nicht mehr verändert werden dürfen, sobald diese einmal gebucht sind. Dadurch, dass die Buchungen automatisch erstellt werden, hättest du keine Möglichkeit mehr, die Buchungen zu kontrollieren und ggf. zu korrigieren, wenn diese Buchungen tatsächlich direkt gebucht werden würden.

Deshalb nutzt die Software den sogenannten „Buchungsstapel“. Der „Buchungsstapel“ stellt die erzeugten Buchungen zur Überprüfung bereit. Hier kannst du die Buchungen kontrollieren und über die „Einstellungen“ des Steuerberaterportals auch die Kontonummern der Konten verändern, auf welchen die Buchungen durchgeführt werden.

Wichtig ist nun, dass du die Buchungen zeitnah tatsächlich durchführst (sie also festschreibst bzw. sie in das Buchungsjournal überträgst). Alle Buchungen, die vom „Buchungsstapel“ in das „Buchungsjournal“ übertragen wurden, sind automatisch festgeschrieben und können nicht mehr verändert werden.

Um die Buchungen vom „Buchungsstapel“ in das „Buchungsjournal“ zu übertragen, reicht es, wenn du die Buchungen aus dem Buchungsstapel exportierst (um sie dann in einer reinen Buchhalter-Software weiterzuverarbeiten). Dadurch werden die Buchungen automatisch in das Journal übertragen.

Damit du die GoBD einhältst, ist es also wichtig, dass du (bzw. deine Steuerberatung) diesen Export regelmäßig (zeitnah) durchführst.

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