Hilfe leicht gemacht!
Dein Wegweiser
durch towio.

Du kannst dein eigenes Logo hochladen, das dann in allen Dokumenten erscheint.

Um es hochzuladen, einfach unter "Angebote" und dann auf das "+"-Symbol klicken. Nun befindet man sich im Bearbeitungsmodus des Angebotes.

Sobald Du über das vorhandene Logo mit der Maustaste gehst, erscheint ein Label "Logo hochladen". Klicke darauf und Du kannst dann dein eigenes Firmenlogo von deinem Rechner auswählen - nur noch "Upload" klicken und das Logo erscheint auf dem Dokument und wird zukünftig für alle weiteren Dokumente gespeichert.

Über die kleine "Ecke" unten rechts im Logo kannst Du das Logo auf die gewünschte Größe ziehen und im oberen (Kopf)Bereich dorthin positionieren, wohin Du es haben willst.

Die Anforderungen für ein Logo sind nicht hoch. Folgende Dateiformate: png-, jpg- oder jpeg, können hochgeladen werden. Hast Du z.B. ein Logo in der Größe 1000 x 300 Pixel, ist das kein Problem - Das Programm passt das Logo an.

KOPFZEILE:

Klicke einfach in irgendeinem Dokument (Bearbeitungsmodus muss aktiv sein) oben auf die Kopfzeile, überhalb des Adressenfelds, um hier deine Firmenadresse zu hinterlegen.

FUßZEILE:

Die Fußzeile kannst Du ganz einfach in jedem Dokument abändern mit all Deinen Daten wie Bankverbindung, Adresse usw. Es wird dann ganz automatisch für alle weiteren Dokumente die Du erstellst übernommen.

Reicht Dir das nicht, dann kannst Du auch dein eigenes Briefpapier verwenden.

Dieses sollte unbedingt im PDF/A Format vorliegen.

Bitte beachten:

In der Kopf-, und Fußzeile darf nicht mit Copy&Paste gearbeitet werden!

Im Vertrieb wird man täglich mit Anfragen überschüttet. Um es möglichst einfach zu halten, kann man sogenannte Standardtexte hinterlegen, damit Du nicht jedes Mal den selben Text neu eintippen musst. Mit den vordefinierten Texten kannst Du wesentlich schneller arbeiten 🙂

Der Standardtext wird an der vorgegebenen Stelle als Einleitungstext, Schlusstext oder für den E-Mail-Versand automatisch eingetragen.

Um Standardtexte zu definieren öffne die "Einstellungen"und wechsel dann zum Unterpunkt "Standardtexte", hier kannst Du nun zu den verschiedenen Dokumententypen vordefinierte Texte hinterlegen.

• Angebote

• Aufträge

• Lieferscheine

• Rechnungen

• Stornorechnungen

• Briefe

• Zahlungserinnerungen

• Mahnungen

• Bestellungen

Das könnte bei einem Angebot zum Beispiel so aussehen

Angebot - Einleitungstext
Wir bedanken uns für Ihre Anfrage. Wir können Ihnen folgendes Angebot unterbreiten:

Angebot - Schlusstext
Sagt Ihnen unser Angebot zu? Wenn Sie Fragen haben, beraten wir Sie gerne.

Angebot - Vorlage

Angebot - E-Mail Anschreiben

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Anfrage.

Anbei senden wir Ihnen unser Angebot als PDF-Datei zu.

Über Ihren Auftrag würden wir uns sehr freuen.

Freundliche Grüße

Hinweis: Es ist jederzeit möglich im Bearbeitungsmodus eines Angebots o.ä. den Text noch anzupassen.

Eine wichtige Rolle spielt die "Rechnungsnummer", die Du für das Finanzamt benötigst und durch das Gesetz vorgegeben ist. Es ist also Pflicht, dass Rechnungsnummern fortlaufend und ohne Unterbrechung nummeriert sein müssen. Es darf auch keine Rechnungsnummer doppelt vergeben werden und dies ist in unserer Software auch nicht möglich!

Du kannst deine Nummernkreise für jeden Vorgang, also für Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Stornorechnungen und Briefe selbst festlegen.

In den "Einstellungen" kannst Du auf "Nummernkreise" klicken und bei "aktuelle Zählerstände" deinen Nummernkreis definieren. In diesem Bereich hast Du die Möglichkeit deinen Nummern-Aufbau zu gestalten, der für alle Dokumente der selbe ist (Präfix, Suffix und Jahr) - nur die "laufende Nummer" ändert sich pro Dokument. Überlegen dir gut, wie Du deinen Nummernkreis gestalten möchtest. Zu empfehlen ist, dass man beim Feld Datum mindestens die Option Jahr auswählt.

Trage in dem Bereich "Aktuelle Zählerstände" die Nummern ein, welche als nächstes ausgegeben werden müssen, danach geschieht alles automatisiert in fortlaufender Nummerierung.

Hier ein Beispiel für Rechnungen:

Erstelle eine "Rechnung" und drucke diese aus, dann sieht die "Rechnungsnummer" wie folgt aus: IN201931CE

Für den Nummernaufbau gibt es bestimmte Vorschriften für den Import der Belege aus towio. Folgende Zeichen sind zulässig:

• a-z

• A-Z

• 0-9

• &

• *

• +

• -

Hinweis: Eine Rechnungsnummer muss in einem laufenden Jahr immer fortlaufend sein und darf nicht verändert werden. Auch der Nummern-Aufbau muss hier gleich bleiben. Wenn Du diese ändern möchtest, darf dies nur am Anfang eines neuen Geschäftsjahres passieren, bevor Du die 1. Rechnung schreibst.

Noch ein kleiner Hinweis. Rechnungsnummern werden erst vergeben wenn Du die Rechnung, oder eine anderes Dokument, festschreibst.

Wenn die E-Mails, die du über deine Software verschickst, bei ihren Empfängern nicht ankommen oder im Spam-Ordner landen, kann es daran liegen, dass das sogenannte „Sender Policy Framework“ greift. Das ist ein System zur Erkennung von Spam, das die verschiedensten Mailprogramme und Mailprovider einsetzen.

Die Mails landen dann manchmal im Spam-Ordner des Empfängers – manchmal kommen sie aber auch gar nicht so weit und werden vom Provider bereits vorher ausgefiltert.

Es gibt prinzipiell zwei verschiedene Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen.

1. Eigenen SMTP-Server verwenden

Wenn Du von deinem E-Mail-Anbieter Zugangsdaten zu einem sogenannten SMTP-Server bekommen hast, dann trage diese Daten in den „Einstellungen“ unter „E-Mail Versand“ ein:

Dadurch werden die Mails nicht mehr über unseren Mailserver, sondern über den deines E-Mail-Anbieters verschickt, bei dem deine E-Mail-Adresse registriert ist.

Vorteil hierbei ist, dass Du nun alle gesendeten E-Mails aus towio, dann auch in deinem "gesendet" Ordner findest, somit hast Du immer die Übersicht ob auch alles verschickt wurde und deine Kunden können direkt auf deine Mails antworten.

Du hast all deine Kontakte im Laufe der Zeit bereits als Excel-Tabelle zusammengefasst und möchtest sie jetzt in die Software importieren? Bei den „Einstellungen“ unter „Datenimport“ lässt sich deine *csv-Datei direkt importieren.

Klicke z.B. bei deiner Spalte „Namen“ auf den grünen Balken und weise sie der Spalte „Name“ zu. Bei der Anschrift wähle dann „Adresse“ aus usw. Falls du eine Spalte nicht zuweisen möchtest oder dies nicht möglich ist, dann lasse die Spalte einfach so, wie sie ist (leer, ohne Zuweisung).

Import rückgängig machen

Solltest du bemerken, dass etwas mit deinen importierten Daten nicht stimmt, hast du innerhalb von 3 Tagen noch die Möglichkeit, den Import rückgängig zu machen.

Klicke dazu einfach unten auf den Link „Letzten Import rückgängig machen“. Je nach Menge der importierten Daten kann das etwas Zeit in Anspruch nehmen, hab deshalb ein wenig Geduld, bis die Meldung erscheint, dass es erfolgreich war.

HINWEIS:

um Formatierungsproblemen vor zu kommen, speichere deine Excel Tabelle als csv UTF8 ab. Somit werden Sonderzeichen richtig formatiert und erst dann auch importiert!

E-Rechnung im ZUGFeRD-Format werden bei uns automatisch erstellt, sobald deine Rechnung per E-Mail verschickt wird, dann erst wird die passende xml-Datei in die PDF eingebettet und kann weiter verarbeitet werden.

Du musst dich also um nichts mehr kümmern, außer das deine Rechnung per Mail verschickt werden muss.

HINWEIS:

Sollte Du ein eigenes Briefpapier hochgeladen haben, dann muss dieses im PDF/A Format vorliegen um eRechnungs tauglich zu sein.

Du kannst ganz einfach z.B. ein Angebot als Auftrag „weiterführen“. So sparst du dir das nochmalige Abtippen und verlierst keine Zeit.

Klicke links auf ANGEBOTE und markiere das gewünschte Angebot. Klicke dann auf den Button „Weiterführen“ und wähle z.B. „Auftrag“ aus. Es werden nun alle Positionen aus deinem Angebot in einen neuen Auftrag übernommen.

Hast du mehrere Positionen in deinem Dokument (Angebote, Aufträge, Lieferscheine …), aber deine Kundschaft möchte nur einen gewissen Teil in Auftrag geben, kannst du die weggefallenen Positionen einfach entfernen.

HINWEIS:

Möchtest du mehrere Aufträge in einer Rechnung zusammenfassen, ist dies über die Lieferscheine möglich. Mit ihnen lässt sich eine sogenannte Sammelrechnung erstellen.

Du kannst in Rechnungen/Angeboten und allen weiteren Dokumenten eine Zwischensumme setzen. Klicke auf "Angebote" oder "Rechnungen" in der Menüleiste links. Mit einem Klick auf das "+"-Symbol öffnet sich ein neues Dokument. Fülle nun wie gewohnt das Adressfeld und alle weiteren benötigten Felder aus.

Jetzt brauchen wir als erstes eine neue Artikel Position.

In das Feld "Bezeichnung" kann nun mit einem "=", z. B. =Bauabschnitt 1 eine Zwischensumme aller darunter folgenden Artikel abgebildet werden.

Klicke auf das "+"-Symbol um weitere Positionen einzufügen. Die Preise der verschiedenen Artikel werden nun zur dazugehörigen "="-Zwischensumme addiert. Hier sind Brutto- und Nettopreise sowie die enthaltene Mehrwertsteuer ersichtlich.

Um eine neue Zwischensumme abzubilden, trag erneut das "=" in die Bezeichnung einer neuen Position ein. Die etwas dickere Linie lässt sofort erkennen, dass eine neue Kategorie/Zwischensumme beginnt.

Ist die Rechnung nun fertig, sind Endsumme sowie enthaltene Mehrwertsteuer im Dokument zusammengefasst.

Hinweis: Um diese Funktion nutzen zu können, installiere im APP-STORE die Applikation „Auftragsbearbeitung“.

Sobald ein Auftrag abgespeichert ist, kannst Du über den Button „Weiterführen“ Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen erstellen.

Bei allen weiteren Abschlagsrechnungen, als auch der Schlussrechnung, muss man wieder zurück in den passenden Auftrag um diese zu erstellen.

Hinweis: In einer Abschlagsrechnung lassen sich keine weiteren Positionen hinzufügen

Um eine Ausgabe zu erfassen, klicke auf das Plus-Symbol im Menüpunkt AUSGABEN.

Wähle einen Kontakt über das Lupen-Symbol aus der Kontaktdatenbank aus. Trage eine Beschreibung ein (z.B. Einkauf Akku-Schrauber). Wähle die passende Buchungskategorie, die schon in den „Einstellungen“ hinterlegt ist (z.B. Wareneinkauf).

Ist für einen Auftrag bereits ein Projekt erstellt worden, kannst Du dieses auswählen. Im Feld „Belegdatum“ fügst Du das Datum ein, an dem die Ausgabe getätigt wurde. Hast Du eine Rechnung zur Ausgabe z.B. von einem Lieferbetrieb, trägst du dort die Rechnungsnummer ein. Die Rechnung oder den Kassenbeleg kannst du zum Schluss unter „Lege hier deine Dokumente ab“ hochladen.

Für den Aufbau der Belegnummer bestimmte Vorschriften für den Import der Belege aus towio. Folgende Zeichen sind zulässig:

• a-z

• A-Z

• 0-9

• &

• *

• +

• -

Um deine Ausgabe zu hinterlegen, klicke auf „Speichern“.

Rechnungen, die Du per E-Mail bekommst, lassen sich ganz einfach als Ausgaben erfassen. Zu diesem Zweck ist eine eigene E-Mail-Adresse für dich eingerichtet. Diese findest Du, wenn Du unter den "Einstellungen“ im Punkt "Allgemein".

An diese E-Mail-Adresse kannst Du Rechnungen, die Du von deinen Lieferbetrieben bekommst, einfach weiterleiten. Die Software sammelt die PDF-Dateien dann unter AUSGABEN und füllt die Felder schon aus, die sie automatisch erkennt.

Zusätzlich empfehlen wir dir, eine eigene E-Mail-Adresse bei deinem Provider anzulegen. Also z.B. rechnung@deinefirma.de. Diese E-Mail-Adresse kannst du dann als Weiterleitung konfigurieren, sodass die Rechnungen sowohl unter der internen Ausgaben-Mail-Adresse eintreffen als auch unter deiner offiziellen E-Mail-Adresse.

Beim Anlegen von Artikeln kannst Du eine oder mehrere Kategorien auswählen, in die der Artikel einsortiert werden soll. Ist noch keine Kategorie angelegt, dann kannst du das beim jeweiligen Artikel über „Bearbeiten“, über „Kategorie“ mit Klick auf „Neue Kategorie anlegen …“ erstellen.

Nachdem Du deine Artikel den Kategorien zugewiesen hast, kannst du in der „Artikelliste“ unten links auf „Kategorien“ klicken, um die Ansicht einzuschränken.

Sobald Du eine Rechnung erstellst und mit dem Lupen-Symbol die „Artikelsuche“ öffnest, kannst Du unten auf „Kategorien“ klicken und die gewünschte Kategorie auswählen, in der sich der Artikel befindet. Das erleichtert die Suche.

Löschen einer Kategorie

Hierzu öffnest du einen Artikel und gehst mit der Maus auf die gewünschte Kategorie. Klicke auf das Stift-Symbol, um die Kategorie zu bearbeiten. Im Bearbeitungsmodus der Kategorie kannst du „Kategorie löschen“ anwählen.

Hinweis: Artikel, die mit dieser Kategorie verknüpft sind, bleiben erhalten. Es wird nur die Kategorie gelöscht.

Um Zahlarten zu bearbeiten, klicke auf "Einstellungen" und wähle "Zahlarten" aus.

In der Liste der Zahlungsarten kannst Du eine Zahlart als Standard definieren, indem Du die Zahlart mit dem "Stern" markierst. Das hat den Vorteil, sobald ein neuer Kontakt angelegt wird, immer gleich diese Zahlungsbedingung z.B. "Rechnung 14 Tage" hinterlegt ist. Du hast jederzeit die Möglichkeit, dies individuell nach deinen Wünschen zu ändern.

Gehe mit der Maus über eine Zahlungsbedingung, dann hast Du eine Auswahl zwischen bearbeiten und löschen. Um eine Zahlart zu bearbeiten, wählen Sie den Button "Bearbeiten" aus.

Im Bearbeitungsmodus der Zahlart kannst Du deine  gewünschten Änderungen vornehmen:

• Name der Zahlart

• Zahlungsziel in Tagen

• Skonto (%)

• Zahlungsziel für Skonto

• Automatische Lastschriften

• Automatische Mahnungen

• Text für Zahlungsaufforderung

Du möchtest eine Zahlung deines Kunden erfassen oder diese wieder entfernen?

Wir zeigen Dir hier wie das geht.

Als erstes klicke links in der Modulauswahl auf "Rechnungen".

Wähle dann die zu erfassende Rechnung aus.

Dann siehst Du auf der rechten Seite die Rechnungsdetails.

Um die Rechnung nun zu erfassen einfach auf "Zahlung erfassen" klicken.

Anschließend erscheint ein neues Fenster und dort auf neue Zahlung erfassen drücken.

Jetzt kannst Du alle Zahlungsdetails eingebe wie z.B. Datum, den Betrag

(wie Teilzahlungen verbucht werden findest Du in diesem Hilfeartikel: Teilzahlungen) und auf welches Konto gebucht werden soll.

Nachdem Du alles eingegeben hast, bestätige nur noch mit Speichern und die Rechnung wird unter Bezahlt abgelegt.

In der Rechnungs-Übersicht siehst Du dann auch auf welches Konto der Betrag bezahlt wurde (Bank, Kasse...).

Du willst nun eine bezahlte Rechnung wieder löschen?

Dann gehe wie folgt vor.

Klicke zuerst auf "Zahlung erfassen", markiere die Zahlung und dort kannst Du auf den Button "Löschen" klicken, dann wird die Zahlung entfernt und die Rechnung wird wieder auf unbezahlt gesetzt.

Nachdem Du die Zahlung gelöscht hast sehen die Zahlungsdetails wie folgt aus.

Wie Du sehen kannst ist der Offene Betrag wieder hergestellt aber auch der Hinweis der Zahlung besteht noch.

Bitte beachte, dass die Zahlung auch unter deiner Bank (dort ging die Zahlung ein) entfernt wurde, bzw. als durchgestrichen angezeigt wird. Um das zu sehen klicke auf die Zahlung bzw. auf das Datum daneben.