Nummernkreise einstellen
Eine wichtige Rolle spielt die „Rechnungsnummer„, die Du für das Finanzamt benötigst und durch das Gesetz vorgegeben ist. Es ist also Pflicht, dass Rechnungsnummern fortlaufend und ohne Unterbrechung nummeriert sein müssen. Es darf auch keine Rechnungsnummer doppelt vergeben werden und dies ist in unserer Software auch nicht möglich!
Du kannst deine Nummernkreise für jeden Vorgang, also für Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Stornorechnungen und Briefe selbst festlegen.
In den „Einstellungen“ kannst Du auf „Nummernkreise“ klicken und bei „aktuelle Zählerstände“ deinen Nummernkreis definieren. In diesem Bereich hast Du die Möglichkeit deinen Nummern-Aufbau zu gestalten, der für alle Dokumente der selbe ist (Präfix, Suffix und Jahr) – nur die „laufende Nummer“ ändert sich pro Dokument. Überlegen dir gut, wie Du deinen Nummernkreis gestalten möchtest. Zu empfehlen ist, dass man beim Feld Datum mindestens die Option Jahr auswählt.
Trage in dem Bereich „Aktuelle Zählerstände“ die Nummern ein, welche als nächstes ausgegeben werden müssen, danach geschieht alles automatisiert in fortlaufender Nummerierung.
Hier ein Beispiel für Rechnungen:
Erstelle eine „Rechnung“ und drucke diese aus, dann sieht die „Rechnungsnummer“ wie folgt aus: IN201931CE
Für den Nummernaufbau gibt es bestimmte Vorschriften für den Import der Belege aus towio. Folgende Zeichen sind zulässig:
-
a-z
-
A-Z
-
0-9
-
&
-
*
-
+
-
–
Hinweis: Eine Rechnungsnummer muss in einem laufenden Jahr immer fortlaufend sein und darf nicht verändert werden. Auch der Nummern-Aufbau muss hier gleich bleiben. Wenn Du diese ändern möchtest, darf dies nur am Anfang eines neuen Geschäftsjahres passieren, bevor Du die 1. Rechnung schreibst.
Noch ein kleiner Hinweis. Rechnungsnummern werden erst vergeben wenn Du die Rechnung, oder eine anderes Dokument, festschreibst.
-
e-mail über den eigene smtp Server versenden
Wenn die E-Mails, die du über deine Software verschickst, bei ihren Empfängern nicht ankommen oder im Spam-Ordner landen, kann es daran liegen, dass das sogenannte „Sender Policy Framework“ greift. Das ist ein System zur Erkennung von Spam, das die verschiedensten Mailprogramme und Mailprovider einsetzen.
Die Mails landen dann manchmal im Spam-Ordner des Empfängers – manchmal kommen sie aber auch gar nicht so weit und werden vom Provider bereits vorher ausgefiltert.
Es gibt prinzipiell zwei verschiedene Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen.
1. Eigenen SMTP-Server verwenden
Wenn Du von deinem E-Mail-Anbieter Zugangsdaten zu einem sogenannten SMTP-Server bekommen hast, dann trage diese Daten in den „Einstellungen“ unter „E-Mail Versand“ ein:
Dadurch werden die Mails nicht mehr über unseren Mailserver, sondern über den deines E-Mail-Anbieters verschickt, bei dem deine E-Mail-Adresse registriert ist.
Vorteil hierbei ist, dass Du nun alle gesendeten E-Mails aus towio, dann auch in deinem „gesendet“ Ordner findest, somit hast Du immer die Übersicht ob auch alles verschickt wurde und deine Kunden können direkt auf deine Mails antworten.
Disclaimer: Die Inhalte dieser Seite wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt; für Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität wird jedoch keine Gewähr übernommen.