Ausgaben erfassen
Um eine Ausgabe zu erfassen, klicke auf das Plus-Symbol im Menüpunkt AUSGABEN.
Wähle einen Kontakt über das Lupen-Symbol aus der Kontaktdatenbank aus. Trage eine Beschreibung ein (z.B. Einkauf Akku-Schrauber). Wähle die passende Buchungskategorie, die schon in den „Einstellungen“ hinterlegt ist (z.B. Wareneinkauf).
Ist für einen Auftrag bereits ein Projekt erstellt worden, kannst Du dieses auswählen. Im Feld „Belegdatum“ fügst Du das Datum ein, an dem die Ausgabe getätigt wurde. Hast Du eine Rechnung zur Ausgabe z.B. von einem Lieferbetrieb, trägst du dort die Rechnungsnummer ein. Die Rechnung oder den Kassenbeleg kannst du zum Schluss unter „Lege hier deine Dokumente ab“ hochladen.
Für den Aufbau der Belegnummer bestimmte Vorschriften für den Import der Belege aus towio. Folgende Zeichen sind zulässig:
-
a-z
-
A-Z
-
0-9
-
&
-
*
-
+
-
–
Um deine Ausgabe zu hinterlegen, klicke auf „Speichern“.
Rechnungen, die Du per E-Mail bekommst, lassen sich ganz einfach als Ausgaben erfassen. Zu diesem Zweck ist eine eigene E-Mail-Adresse für dich eingerichtet. Diese findest Du, wenn Du unter den „Einstellungen“ im Punkt „Allgemein“.
An diese E-Mail-Adresse kannst Du Rechnungen, die Du von deinen Lieferbetrieben bekommst, einfach weiterleiten. Die Software sammelt die PDF-Dateien dann unter AUSGABEN und füllt die Felder schon aus, die sie automatisch erkennt.
Zusätzlich empfehlen wir dir, eine eigene E-Mail-Adresse bei deinem Provider anzulegen. Also z.B. rechnung@deinefirma.de. Diese E-Mail-Adresse kannst du dann als Weiterleitung konfigurieren, sodass die Rechnungen sowohl unter der internen Ausgaben-Mail-Adresse eintreffen als auch unter deiner offiziellen E-Mail-Adresse.