Ein erfolgreicher Einstieg in die Nutzung von towio beginnt mit einer präzisen Einrichtung deiner Unternehmensdaten und -strukturen.
Nutze diese Anleitung, um sicherzustellen, dass du alle notwendigen Schritte befolgst und deine Unternehmensstrukturen optimal auf die Anforderungen von towio ausrichtest.
1. Einstellungen
Beginne, indem du die Einstellungen in deinem towio-Konto aufrufst. Dies ist der erste Schritt, um alle erforderlichen Informationen korrekt einzugeben.
2. Firmendaten
Klicke unter deinen Firmendaten auf den Button mit dem blauen Stift
. Damit kannst du die bestehenden Informationen bearbeiten und anpassen.
- Allgemeine Firmendaten überprüfen
Überprüfe die allgemeinen Firmendaten und stelle sicher, dass alle Angaben korrekt sind. Dies ist entscheidend, um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden. Die eingegebenen Daten werden automatisch in den entsprechenden Dokumenten hinzugefügt, was dir Zeit spart und die Konsistenz deiner Informationen gewährleistet.
Wichtige Hinweise
- Die Telefonnummer muss mit einem +49 eingeben werden.
- Bitte beachten Sie, dass die IBAN, die Sie verwenden, eine deutsche IBAN sein muss.
- Es besteht die Möglichkeit, eine zusätzliche Bankverbindung sowie einen weiteren Geschäftsführer anzugeben.
3. Ansprechpartner
Fülle die Felder unter Ansprechpartner aus. Gib die relevanten Informationen an, in den meisten Fällen handelt es sich dabei um den Geschäftsführer. Dies erleichtert die Kontaktaufnahme und den Austausch von Informationen.
4. Bankverbindungen
Bitte gib deine Bankverbindungen ein. Beachte, dass die verwendete IBAN einer deutschen IBAN entsprechen muss. Deine Bankverbindung wird lediglich in der Fußzeile der Dokumente angezeigt, damit der Kunde deine Rechnungen begleichen kann.
Momentan ist es jedoch nicht möglich, Zahlungen direkt über die Software abzuwickeln.
5. Rechtliche Firmenangaben
Stelle sicher, dass alle rechtlichen Angaben zu deinem Unternehmen vollständig ausgefüllt sind. Dazu gehören wichtige Informationen wie die Handelsregisternummer, die Umsatzsteuer-ID, die Steuernummer sowie das Amtsgericht, die für die rechtliche Absicherung deines Unternehmens von Bedeutung sind. Du hast auch die Möglichkeit, mehrere Geschäftsführer:innen anzulegen.
Um später ein Dokument festzuschreiben, müssen sowohl die Nummernkreise als auch die Umsatzsteuer- ID oder die Steuernummer des Unternehmens hinterlegt sein.
6. Firmenlogo
Oben links findest du die Option, dein Firmenlogo hochzuladen. Dieses Logo kann nur in den Formaten JPEG, PNG und JPG hochgeladen werden. Sobald das Logo hochgeladen wurde, wird es automatisch angepasst und zentriert sich auf den verschiedenen Dokumenten, beispielsweise bei einem Angebot.
7. Daten speichern
rechts unten klickst. Dies stellt sicher, dass deine Änderungen nicht verloren gehen.
8. Nummernkreise
Füge alle benötigten Nummernkreise hinzu, für Aufträge, Rechnungen, Angebote, Artikel und auch für Stornorechnungen. Diese sind wichtig für die Organisation und Strukturierung deiner Daten, insbesondere wenn du mit verschiedenen Projekten oder Kunden arbeitest. Es ist entscheidend, Nummernkreise zu erstellen, da sonst kein Dokument festgeschrieben werden kann.
Die Nummernkreise sind automatisch fortlaufend, sobald sie einmal angelegt wurden.
Wichtiger Hinweis
- Folgende Bedingungen gelten für das Anlegen von fortlaufenden Nummern: Prefix##NUMMER##.
- Der Prefix kann ein beliebiger Text oder eine beliebige Zahl ohne Leerzeichen sein, der Platzhalter ##NUMMER## wird durch die fortlaufende Nummer ersetzt.
- z.B. Für Rechnungen: RE24##NUMMER## (24 ist die aktuelle Rechnungsnummer, die du hattest, bevor du mit towio angefangen hast, und RE ist das Kürzel auf deiner Rechnung.)
9. Textvorlagen und Stichwörter
Erstelle Textvorlagen für häufig verwendete Dokumente. Dies erleichtert die Kommunikation und das Auffinden von Informationen in der Zukunft.
Füge relevante Stichwörter in towio ein, dies erleichtert dir bspw. die Artikel leichter zu finden.
Du kannst Textvorlagen für wiederkehrende Einleitungstexte, Schlusstexte, Zahlungsbedingungen oder auch Steuerhinweise hinterlegen.
10. Nutzerverwaltung
Vergiss nicht, die Nutzerverwaltung zu überprüfen. Stelle sicher, dass alle Teammitglieder die richtigen Zugriffsrechte haben, um effizient mit towio arbeiten zu können.
Falls du Hilfe benötigst, um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicke hier.
Disclaimer: Die Inhalte dieser Seite wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt; für Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität wird jedoch keine Gewähr übernommen.